ייעוץ ניהולי
צעדים להתייעלות בגופי מטה
ארגונים רבים נדרשים לבצע תהליכי התייעלות. אחד המקורות החשובים שכדאי לבחון במסגרת התהליך הוא המטה. עפ”י ה-Benchmark המקובל עלות הנהלה וכלליות אמורה להוות כ-5% ממחזור המכירות של הארגון, לא פעם עלות המטה חורגת מטווח זה. למטות יש נטייה להתרחב. להתחיל את פעילותם באופן מצומצם, להתמקד בהשאת ערך ליחידות העסקיות ולקצור הצלחות אשר מהוות את הפלטפורמה להתרחבות.
ככל שהמטה מתרחב כך גדל הנטל המועמס על גבי היחידות העסקיות המממנות את הפעילות. לא תמיד ההתרחבות ביחס ישר להשאת הערך ליחידות, נהפוך הוא, לרוב היחידות יתקשו להסביר על מה בדיוק הם משלמים וכיצד הפעילות קידמה אותם.
מטה הוא גוף מורכב, ניהול פעילות מטה דורשת עבודת ממשקים מיומנת ותקשורת בין אישית גבוהה. המטה אמור להתמקד בקידום היחידות לצד תעדוף בין פעילויות היחידות השונות. זוהי סיטואציה מורכבת שמאד קשה לשמר בה שביעות רצון לאורך טווח של כלל היחידות. כתוצאה מכך, מנהלי היחידות העסקיות יטו להקים מיני מטות משל עצמם ובכך לעקוף את הבירוקרטיה והצורך בתעדוף בשימוש בשירותי המטה. מצב זה יוצר סיטואציה בה הארגון מממן מטה ובנוסף פעילות זהות ביחידות. לכן בתהליכי התייעלות מומלץ לבחון את המטה בין שאר היחידות.
השלב הראשון בבחינת המטה הוא ביצוע מיפוי וטיוב של פעילויות התמך בארגון וסיווג הפעילויות לאחת משלושת הקבוצות הבאות:
1. תפעול – פעילות שדורשת מומחיות בעולם התוכן. זהה בעיקרה בכל היחידות. אינה מחייבת קרבה ארגונית ליחידה. לדוגמא: תמיכה טכנית, הנהלת חשבונות.
2. מומחיות – פעילות שדורשת היכרות מעמיקה עם עולם התוכן הספציפי. אינה מחייבת בהכרח קרבה ארגונית ליחידה. לדוגמא: ייעוץ משפטי.
3. שותף עסקי – פעילות שדורשת קשר עסקי וקרבה ארגונית ליחידה העסקית. לדוגמא: כלכלה ובקרה, ניהול משאבי אנוש.
פעולות המסווגות כ”תפעול” יוגדרו כפעילויות מטה. במידה שפעילויות אלה מפוזרות בארגון, חלק מהתהליך יכלול איגום של הפעילויות למטה ויצירת יחידת תמך רחבה שתהיה אחראית למתן שירות לכלל הארגון פעילויות המסווגות כ”שותף עסקי” ימוקמו ביחידות העסקיות.
במידה שקיימות פעילויות מסוג זה במטה יידרש מעבר של הפעילות מהמטה ליחידות העסקיות. פעילויות המסווגות כ”מומחיות” יבחנו עפ”י מידת הסינרגיה בין היחידות העסקיות. ככל שפורטפוליו המוצרים של היחידות זהה ועיסוקי הליבה זהים כך גדל הסיכוי שהפעילויות המוגדרות “מומחיות” ידרשו מיומנויות זהות. ההחלטה האם למקם פעילויות אלה במטה תתקבל בהתאם לדמיון במיומנות הנדרשות. ככל שקיימת סינרגיה וקיים דמיון כך סביר שיומלץ למקם את הפעילות במטה.
לאחר סימון הפעילויות המוגדרות כפעילויות מטה תדרש עבודת התייעלות ממוקדת. קיימים מספר מקורות להתייעלות:
איגום משאבים – איחוד מטות. איחוד פעילויות זהות המפוזרות בארגון ויצירת יתרון לגודל.
ביטול פעילויות שאינן משיאות ערך – לעיתים קיימות פעילויות תמך המבוצעות במשך שנים שאינן בהכרח משיאות ערך לארגון. בתהליך התייעלות תבוצע חשיבה מחודשת על נחיצותן ובמידת הצורך יומלץ לבטלן.
התאמת רמות השירות למבנה העלויות – קיימים מקרים בהם המטה מספק רמת שירות גבוהה מידי עבור היחידה העסקית. רמת השירות הגבוהה כרוכה בעלויות גבוהות המהוות נטל כלכלי על היחידה. לדוגמא: מערכת מידע חדשנית ויקרה הצורכת משאבים רבים שהיחידה מתקשה למממן. חלק מתהליך ההתייעלות כולל התאמת רמת השירות למבנה העלויות.
מעבר מעלויות קבועות למשתנות – ארגונים רבים מחזיקים כ”א מיומן עבור פעילויות תקופתיות (שאינן מתמשכות לאורך כל השנה). בתהליך ההתייעלות תבוצע בחינת כדאיות כלכלית לשימור הפעילות הללו בתוך הארגון או רכישתן עפ”י צורך מקבלני משנה. לדוגמא: ניהול פרויקטים, בארגונים בהם אין פרויקטים לאורך כל השנה.
שיפור וייעול תהליכי עבודה – בחינת תהליכי העבודה וייעולם.
הבניית תהליכי פיקוח ובקרה – הבניית שגרות פיקוח ובקרה אשר מייצרות מטח בונה ומאפשרות מיקוד מתמשך ביעדי הארגון.
תהליך התייעלות הינו תהליך מורכב, אשר בוחן ומנטרל פרדיגמות קיימות בארגון. תהליך שדורש לא מעט שינויים שחלקם קשים לעובדים ולמנהלים. ההסתגלות לשינוי מלווה בקושי רב שבד”כ לאחר ההסתגלות לשינוי הארגון מתחדש וחוזר לתפקוד מלא בכוחות מחודשים. משך הזמן עד לחזרה לתפקוד מלא תלוי לא מעט בניהול השינוי. ניהול שינוי נכון יכול להוביל להצלחת התהליך בטווח קצר יחסית וללא צלקות. רתימת סוכני שינוי להצלחת התהליך והתייחסות לעובדים מתוך מקום של הערכה, כבוד ושקיפות מהותיים להצלחה. ארגון שישכיל לראות את עובדיו הן הנשארים והן העוזבים כאנשים, לכבד להוקיר אותם על אף השינויים המורכבים, הוא זה שיזכה בחזרה בשיתוף פעולה והרתמות של העובדים להצלחתו.
אהבתם?
קבלו את התכנים שלנו ישירות לתיבת המייל
זאת תחילה של ידידות מופלאה (:
ממש בקרוב נתחיל לשלוח לך תכנים, נתראה באינבוקס!
