ייעוץ ניהולי, תכנון
משרדים ש(גם) עובדים אוהבים
איך מצמצמים וממקסמים את שטחי המשרד ועדיין שומרים על יעילות מצד אחד ועל מורל גבוה אצל העובדים מצד שני?
חברות רבות ברחבי העולם נוקטות במהלכים לצמצום שטחי משרדים כצעד להפחתת עלויות, והמגמה לא פסחה על ישראל. המשרדים הגדולים נהפכו לנטל כלכלי, על אחת כמה וכמה לאחר קורונה, גלי פיטורים, העלאות ריבית וכעת גם מלחמה, שהובילו לצורך בשליטה על ההוצאות והגבלתן. במעבר למשרדים קטנים יותר או לחלופין בצמצום מספר הקומות או השטחים בקומה, צריך לחשוב חכם, יעיל וחדשני ולהסתכל לטווח הרחוק.
תכנון פרוגרמטי גמיש ומחובר
אומרים שהתכנון הוא אבי ההצלחה ובמעבר משרדים זו לא רק אמירה, אלא אבן דרך. כי כשחושבים חכם חושבים על הכול: מנבאים מה יידרש בעתיד, בוחנים מודלי עבודה משתנים ושומרים על גמישות. לתכנון נכון נדרשת חשיבה פרוגרמטית יסודית שמתחילה באפיון התפיסה התפעולית. היא מביאה בחשבון גם חלופות שונות המתאימות להיקפי העבודה במשרד וגם התייחסות לנגישות תחבורתית ביחס למקום מגורי העובדים ולמיקום הלקוחות. ויותר מזה, מומחי פרוגרמות יודעים לתרגם את צרכי החברה למספרים ולהוציא לפועל תוכנית מפורטת למשרדים חדשים וקטנים יותר, שלא רק חוסכים בשטח, אלא גם ממקסמים את השימוש בהם ומביאים לצמצום משמעותי בעלויות.
אחת המגמות היותר בולטות בשלוש השנים האחרונות היא חזרה לאופן-ספייס ושימוש בעמדות עבודה “חמות” במטרה לצמצם שטחים. אבל היום צריך לקחת את זה צעד אחד קדימה, ויחד עם העמדות החמות יש להטמיע טכנולוגיות ואפליקציות לניהול, זימון וויסות העמדות הפנויות כדי שתהיה הגינות כלפי כולם. הזמנת עמדות עבודה מראש לפי אזורים במשרד גם תומכת בכך שהעובדים ישבו עם חבריהם לצוות או למחלקה, ולא יהיו מפוזרים ברחבי המשרד ואף בקומות שונות.
ככלל, יש לתת את הדעת לתמהיל הכמותי שבין העמדות הקבועות לחמות ולהבין איך עושים את זה נכון, באילו שיעורים ולמי זה מתאים. אנשי כספים ומשאבי אנוש, לדוגמה, צריכים משרד קבוע מפני שיש להם הרבה ניירת וחומר דיסקרטי. לעומתם, לקבוצות עובדים אחרות לא נדרשות בהכרח עמדות עבודה קבועות או אישיות.
התאמה לשיטת העבודה העכשווית לצד אווירה חברתית
משרדי החברה הולכים ומשנים את תפקידם המסורתי, ותכנון המשרדים מחייב גמישות מקסימלית שתאפשר מגוון שלם של צורות ישיבה ופתרונות לחלל: מחיצות שניתן לפתוח ולסגור לפי הגודל הנדרש, הזזת שולחנות בהתאם לדינמיות של צרכי העבודה, אזורי ישיבה משותפים לצד חדרים שמיועדים לעבודה בשקט ומתאימים לשיחות זום וכן סידור שונה במרחב כדי לתת פתרון לכל מצב.
צריך לזכור שכיום העובדים תלויים פחות בתשתיות של כבלי תקשורת ובחומרה, ויכולים לעבוד באפליקציות ובענן מכל מקום. עמדת העבודה הופכת לטכנולוגית יותר, כשהמפתח הוא מחשבים ניידים ועמדות המתאימות לכל סוגי הקישוריות, כך שהעובדים יוכלו להגיע לכל הדאטה שהם צריכים מכל עמדת עבודה שהיא: תחנות עגינה, מסכים וכל הדרוש לעבודה.
כשהעובדים מגיעים למשרד הם רוצים לפגוש את עמיתיהם, ולכן עיקר ההתרחשות נמצא דווקא במקומות המפגש הלא פורמליים, אלה שמאפשרים לעבוד בצוותא, ולא בהכרח בשולחן עבודה קונבנציונלי. העובדים מחפשים אווירת עבודה שונה אשר תומכת יותר בחוויה וביצירתיות. לכן פינות מפגש ועבודה של פופים, שולחנות בר או שולחנות עגולים משותפים – ואפילו מרפסת במזג אוויר יפה – הם מקומות העבודה המועדפים. המפגשים במשרד הם מפרים וחשובים לא רק לעבודה, אלא גם לתחושת השייכות של העובדים לחברה. החברה, מצדה, צריכה לקיים וליזום ערך מוסף, כדי לספק לעובדים חוויה וסיבה להגיע למשרד אחרי שהם השאירו את נוחות הבית מאחור וצלחו את הפקקים: הרצאות, עשייה חברתית, ‘הפי אוור’ וכל דבר שייתן להם אקסטרה בהשוואה לעבודה מרחוק.
אהבתם?
קבלו את התכנים שלנו ישירות לתיבת המייל
זאת תחילה של ידידות מופלאה (:
ממש בקרוב נתחיל לשלוח לך תכנים, נתראה באינבוקס!