תכנון
הטעויות שאתם עושים במעבר משרדים עולות לכם בהפסד של כסף ועובדים
מעבר משרדים אינו רק משימה לוגיסטית או נדל”נית, אלא פרויקט הכרוך במציאת הנכס הנכון, בהתאמה פרוגרמתית, בחשיבה על הפרטים הקטנים ובהתמודדות עם חששות העובדים. איך צריך להיערך, איפה עלולים ליפול וכמה יעלו לכם הטעויות?
מעבר למשרדים חדשים הוא אירוע משמעותי מאוד בחייה של כל חברה, בעיקר בשל מורכבות המעבר, הלוגיסטיקה הנדרשת והעלויות הגבוהות. יחד עם זאת, יש לזכור שהמעבר משפיע גם על התרבות הארגונית ועל חווית העובד. כך שגם אם הנסיבות משמחות ומעידות על צמיחה או שדרוג הנכס, עצם קיומו של שינוי כרוך ברגשות מעורבים של העובדים, משום שבכל שינוי עולים חששות ואף התנגדויות. מעבר למשרדים חדשים, במיוחד אם השינוי הגיאוגרפי הוא משמעותי, עשוי לגרום לעזיבה של כוח אדם. החברה, מצדה, צריכה להבין את הלך הרוח של העובדים וחייבת לשים דגש גם על שימור המשאב האנושי, ולא רק על ההיבטים הכלכליים-לוגיסטיים.
המטרה: צמצום הוצאות והפסד ימי עבודה
מעבר משרדים טומן בחובו הרבה מאוד ניהול מנהלתי, אנושי וכלכלי, על מנת שמצד אחד העבודה לא תושבת, אבל מנגד – לא לבזבז סתם כסף. גם כך המעבר גורר הוצאות גבוהות, שלרוב גם תופחות מעבר למשוער, אולם כאשר מתייחסים אליו כאל פרויקט מורכב וממנים מנהל פרויקט, ניתן להפחית את הבלתי צפוי מראש, כך שההוצאות יהיו ידועות, ברורות ומנוהלות.
פרוגרמה פונקציונלית מובילה ומנחה את היעילות התפקודית ואת גמישות החברה וסביבת העבודה. היא מגדירה סטנדרטים של ישיבה לפי רמת ההיברידיות של החברה, בוחנת גישות שונות ומפצחת את המענה המתאים ביותר לכל צוות ומחלקה.
בנוסף לתקציב המעבר עצמו, יש להקטין לכדי מינימום את הזמן המבוזבז של חוסר תעסוקת העובדים עד להסדרה מלאה של סביבת העבודה החדשה. החדשות הטובות הן שאם מתכננים את המעבר נכון – לעובדים לא יהיה אובדן זמן עבודה: ביום חמישי בסוף היום הם יצאו מן המשרד הישן, וביום ראשון בבוקר הם יתייצבו במשרד החדש ויעבדו באופן טבעי והמשכי. עם ניהול נכון של פרויקט המעבר, הקונספט הזה – שזכה לכינוי Plug & Play – אינו אוטופיה, אלא מעשי לחלוטין.
מציאת הנכס המתאים
ראשית התהליך כאשר עולה רעיון המעבר למשרדים חדשים או שינוי השטח הקיים, היא בשלב הפרוגרמה, ואפילו בתוכנית אב שתיושם בשלבים, כתלות בגודל החברה. טעות נפוצה היא לרוץ מיד למשרד אדריכלים, אבל בפרוגרמה מתחילים עוד לפני שבוחרים אדריכל. פרוגרמה פונקציונלית מובילה ומנחה את היעילות התפקודית ואת גמישות החברה וסביבת העבודה. היא מגדירה סטנדרטים של ישיבה לפי רמת ההיברידיות של החברה, בוחנת גישות שונות ומפצחת את המענה המתאים ביותר לכל צוות ומחלקה. מרחב הפתרונות הוא גדול מאוד, ובניית הפרוגרמה משפיעה על כמות וגודל שטחי הרווחה, ההסעדה, ההדרכה, חדרי הישיבות לסוגיהם ועמדות העובדים.
לאחר השלמת הפרוגרמה בוחנים מספר בניינים ומוצאים מה הכי מתאים לצרכי החברה. אפשר לשלב בתהליך זה גם טכנולוגיית בדיקה המבוססת על בינה מלאכותית (AI), אשר מאפשרת לקבל בדיקה של ארגון הפרוגרמה בתוך מעטפת הבניין תוך זמן קצר, ולהשוות בין חלופות של בניינים. יש לבדוק את יעילות הבניין ביחס ברוטו-נטו ואת הגמישות התכנונית התפעולית, כי החברות היום מאוד דינאמיות וכל הזמן משתנות. צריך לוודא שמתאפשר לעשות שינויים בשטחי המשרדים החדשים כאשר מחלקות גדלות או קטנות, מבלי להתחייב לצעדים גדולים מדי בכל פעם שיש שינוי ארגוני.
5 טעויות יקרות: איפה אפשר ליפול?
מעבר למשרד לא מתאים הוא אחת הטעויות היקרות ביותר לחברה, אבל אופן המעבר חשוב לא פחות מאשר הנכס אליו מעתיקים את המשרדים. הינה 5 טעויות נפוצות שאתם רוצים להימנע מהן:
טעות 1: לחשוב שזה רק פרויקט הובלות. מעבר משרדים הוא פרויקט לוגיסטי מורכב ומתוכנן שמתכלל כמה זירות יחד ומחייב “תפירה” של כל הפרטים עד לפרט האחרון. יש לראות את המעבר כפרויקט הנדסי ברמת המורכבות והאחריות שלו, לא פחות.
טעות 2: לא להצליח להעמיד את החברה על הרגליים ומוכנה לפעולה במועד שתוכנן. חברות רבות ממהרות לנתק ולפרק את המשרדים הישנים, אבל מתקשות להוציא את העבודה אל הפועל ביום שצריך להתחיל במקום החדש. טעות קלאסית היא לנתק את מערכות המחשב והמידע לפני הזמן, על אף שחיבור ל- IT הוא מעמודי התווך של העבודה. חדר המחשב הוא הראשון לעבור למשרדים החדשים, וגם הראשון לפגוע ולהשבית את העבודה אם חלילה אירע משהו. גובה הנזק העסקי נגזר מתחום העיסוק של החברה והיקף פעילותה, אבל כל יום שחולף ללא עבודה או תפוקה עולה המון כסף.
טעות 3: לא לעמוד בזמנים. במעבר משרדים מעורבים קבלנים וספקים רבים שמחייבים סנכרון ביניהם, כי הקבלן הבא יכול להיכנס רק כשהקבלן שלפניו סיים. עמידה בלוחות זמנים משמעה גם לקיחת מקדמי ביטחון, מתוך הבנה שישנם לא מעט גורמים מעכבים: ציוד שלא מגיע בזמן או שאינו מתאים, שביתה בנמל או הובלה שפורקת בטעות במקום אחר ואפילו הערכת קבלן לא נכונה של לוחות הזמנים. התוצאה היא הגעה ליום המעבר מבלי שהעבודות בנכס החדש הושלמו, והחברה נמצאת בתוך “אתר בנייה” כשבכל רגע נתון קודחים, מזיזים רהיטים או מבצעים תיקונים בזמן שהעובדים מנסים לעבוד.
טעות 4: לא לבצע בדיקה פונקציונלית בתכנון. גם הנכס הכי מדהים יכול להתברר כסיוט לעבוד בו אם לא בודקים לעומק היכן ממקמים את גופי התאורה ויחידות פיזור האוויר בחדר ביחס למיקום של השולחנות של העובדים, או מוודאים ששקעי החשמל והתקשורת משני צידי הקיר של שני חדרים צמודים לא יהיו חופפים, כי זה מעביר קול ופוגע באקוסטיקה. כן, זו רמת הדיוק בפרטים שנדרשת מהתכנון.
טעות 5: להתעלם מתחושות העובדים. המשאב האנושי הוא הנכס הכי יקר של החברה, ולכן יש להיות קשובים לחששות העובדים, לשאלות ולהערות, כדי לתת מענה ולהגדיל את תחושת המעורבות שלהם. כדאי לתקשר לעובדים מה צפוי לקרות בדיוק וכיצד, מהן דרכי התחבורה והחנייה במקום שאליו עוברים, מה יהיו המתקנים שיעמדו לרשותם ואפילו איזה מסעדות יש באזור. הצפת המידע תקטין את חוסר הוודאות ותעלה את הביטחון של העובדים לקראת מה הולכים.
המהמורות הבלתי נגמרות לאורך הפרויקט מחייבות הסתכלות אחרת ורחבה יותר על התהליך: זו אינה משימה לוגיסטית או נדל”נית של העברת משרד מנקודה א’ לנקודה ב’, אלא פרויקט נרחב במספר רב של תחומים, בהם תשתיות, בינוי, רכש, ניהול ספקים ומה לא. ההבנה שריבוי האתגרים והמשימות מצריך מינוי מנהל פרויקט היא כבר חצי דרך להצלחה, והאור שבקצה המנהרה הוא שניתן לצלוח את המעבר עם ראש מעל המים. הסוד טמון בגישה, בניהול ובתכנון.
מתלבטים איך לנהל את הסיכונים במעבר המשרדים?
פנו למרגלית לכל שאלה – margalit.friedberg@avivamcg.com
אהבתם?
קבלו את התכנים שלנו ישירות לתיבת המייל
זאת תחילה של ידידות מופלאה (:
ממש בקרוב נתחיל לשלוח לך תכנים, נתראה באינבוקס!